[XX物业服务有限公司] 财务报销管理制度
第一章 总则
第一条 目的与依据 为规范公司财务报销行为，加强成本费用控制，提高资金使用效益，确保公司资产安全，明确报销流程与审批责任，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度,特制定本制度。
第二条 适用范围 本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工及实习生，所有因公发生的各项费用支出,均须按本制度规定办理报销。
第三条 基本原则
- 真实性原则：报销事项必须真实发生，票据内容真实、合法，不得虚报、冒领。
- 合规性原则：报销事项必须符合公司财务制度和预算管理规定，报销凭证必须合法、合规、完整。
- 及时性原则：费用应在发生后及时报销，一般应在费用发生后一个月内完成报销手续,特殊情况不超过三个月。
- 审批性原则：所有报销均须经过规定级别的领导审批，未经审批或审批不全的,财务部门不予受理。
第二章 报销范围与标准
第四条 报销范围 公司报销范围主要包括但不限于以下几类：
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日常办公费用：
（图片来源网络，侵删）- 办公用品：笔、纸、文件夹、墨盒等。
- 印刷费：宣传品、文件、表格等的印刷费用。
- 通讯费：因公产生的电话费、网络费等。
- 邮寄费：因公产生的快递、信函邮寄费用。
- 水电费：办公室日常产生的水电费。
- 物业管理费：公司自用办公场所的物业管理费。
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差旅费用：
- 交通费：员工因公出差的往返飞机、火车、汽车、轮船票及市内交通费。
- 住宿费：员工因公出差期间的住宿费用。
- 伙食补助费：员工因公出差期间的餐饮补助。
- 市内交通补助：员工出差期间在目的地的交通补助。
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业务招待费用：
因业务需要招待客户、政府相关部门等发生的餐饮、礼品等费用。
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工程维修及采购费用：
（图片来源网络，侵删）- 维修物料：公共区域维修、设备保养等所需零配件、材料。
- 采购成本：为满足运营需要采购的低值易耗品、工具等。
- 外包服务费：聘请外部专业公司（如保洁、绿化、安保）的服务费用。
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员工福利费用：
员工节日福利、团建活动、体检、生日慰问等。
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其他费用：
如车辆使用费（油费、路桥费、保养费）、培训费、咨询费等,需另行规定或专项申请。
第五条 报销标准
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差旅费标准（具体标准需根据公司实际情况制定，以下为示例）：
- 住宿标准：
- 总经理/副总经理：XXX元/晚
- 部门经理：XXX元/晚
- 普通员工：XXX元/晚
- 伙食补助标准：XXX元/天
- 市内交通补助标准：XXX元/天
- 交通标准：优先选择公共交通工具，特殊情况下,经审批可乘坐飞机或商务车。
- 住宿标准：
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业务招待费标准：
- 招待客户需提前填写《业务招待申请单》，注明招待对象、事由、预算,经部门负责人及总经理审批。
- 人均消费标准根据客户级别和业务重要性设定，如：XXX元/人/次。
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办公用品采购：
- 办公用品由行政部统一采购、登记、发放,员工个人不得自行采购后报销。
- 特殊急需用品需经部门负责人批准后方可购买。
第三章 报销流程
第六条 报销流程图 员工填写报销单 → 部门负责人审核 → 财务部复核 → 分管/总经理审批 → 出纳付款
第七条 具体流程说明
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整理粘贴凭证：
- 员工在费用发生后,应合法合规取得发票或收据。
- 将发票/收据、费用明细单、合同、审批单等支持性文件，按照时间顺序整齐地粘贴在《费用报销单》后面。
- 发票抬头必须为“[XX物业服务有限公司]”,项目名称需与实际业务相符。
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填写报销单：
- 登录公司OA系统或在指定平台下载《费用报销单》,用蓝色或黑色水笔工整填写。
- 包括：报销部门、报销人、日期、费用类别、报销事由、总金额、附件张数等。
- 将报销金额（大小写）分项填写清楚。
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部门负责人审核：
- 员工将填写完整的《费用报销单》及所有附件提交给部门负责人。
- 部门负责人需对报销事项的真实性、合理性及是否符合预算进行审核，并在“部门负责人”栏签字确认。
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财务部复核：
- 部门负责人审核通过后,将报销单提交至财务部。
- 财务会计对报销单的合规性、票据的合法性（发票真伪、抬头、印章等）、金额计算准确性、审批流程完整性进行复核。
- 复核无误后，财务会计在“财务审核”栏签字，并安排付款，复核发现问题,退回给报销人。
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领导审批：
- 根据公司授权制度,不同金额的报销单由不同级别领导审批。
- 审批权限示例：
- 5000元以下：由部门负责人审批。
- 5000元 - 20000元：由分管副总/总经理审批。
- 20000元以上：需总经理审批。
- 审批人对报销的最终决策负责。
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出纳付款：
- 所有审批完成后，报销人将《费用报销单》提交给出纳。
- 出纳根据审批无误的报销单，办理付款手续（现金或银行转账）。
- 付款后，出纳在报销单上加盖“付讫”章,并将报销单据交由财务会计入账。
第四章 票据管理
第八条 发票要求
- 所有报销必须取得合法、有效的增值税发票或符合规定的收据。
- 发票抬头必须为公司全称,不得有任何涂改。
- 必须与实际业务相符,项目填写齐全。
- 发票上必须加盖清晰的发票专用章或财务专用章。
- 发票应在开票日期的30天内报销，逾期未报销的,财务部有权不予受理。
第九条 票据粘贴规范
- 多张票据应分类、整齐地粘贴在报销单的背面,超出部分可折叠。
- 票据应粘贴牢固,避免脱落。
- 在票据右上角用铅笔注明总金额,以便财务核对。
第五章 特殊规定
第十条 预借款管理
- 员工因公出差或采购等需要预借备用金的，需提前填写《借款单》，注明借款事由、金额及预计还款日期,按报销审批权限审批后方可借款。
- 借款后，应在规定期限内（一般为出差返回后一周内）办理报销冲账手续,多退少补。
- 前次借款未冲账清的,不得再次借款。
第十一条 预算管理
- 各部门费用支出应严格控制在年度预算范围内。
- 超预算的支出，需提前提交《预算外费用申请表》，详细说明超预算原因,经总经理审批后方可执行。
第十二条 报销时限
- 员工应在费用发生后30个工作日内办理报销手续。
- 对于跨月度的集中报销（如水电费、物业费）,可按月度汇总报销。
第六章 责任与监督
第十三条 员工责任 员工对所提交报销凭证的真实性和合法性负直接责任，如有虚报、冒领、伪造凭证等行为，一经查实，公司将追回全部款项，并根据情节严重程度给予警告、降职直至解除劳动合同的处分,情节严重者将追究其法律责任。
第十四条 审批人责任 各级审批人对报销事项的合理性和合规性负审核责任，不得滥用职权,审批不实费用。
第十五条 财务部责任 财务部负责制度的监督执行，对报销凭证进行合规性审核，确保公司资金安全，财务人员应严格遵守职业道德,对报销信息保密。
第七章 附则
第十六条 本制度由公司财务部负责解释和修订。 第十七条 本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他财务管理制度执行。 第十八条 本制度自发布之日起正式施行。
附件：
- 《费用报销单》模板
- 《借款单》模板
- 《业务招待申请单》模板
- 《预算外费用申请表》模板
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